大事なメールを見逃さない。Gmailに届いたらGoogleチャットに知らせる方法

わたしの職場では、ふだんの連絡はGoogleチャットが中心です。ところが、社内のワークフロー申請など、一部のお知らせだけはメールで届きます。メールはあまり開かないため、大事な申請の確認がつい遅れてしまうことがありました。

そこで作ったのが、Gmailに決まった件名のメールが届いたら、Googleチャットに知らせる仕組みです。この記事では、その考え方と作り方を紹介します。コードはAIに書いてもらうので、自分で書く必要はありません。

GASそのものが初めての方は、先に「GAS（ガス）ってなに？」を読むとわかりやすくなります。

しくみの流れ

ポイントは、GASが数分おきに自動でGmailを確かめることです。メールが届いた瞬間ではなく、次に確かめたタイミングで知らせが届きます。10分おきなら、遅くても10分ほどで気づけます。

始める前に確かめること

• 会社のGoogleアカウント（Google Workspace）であること：Googleチャットのスペースに外から投稿する仕組み（Webhook／ウェブフック）は、会社のアカウントで使う機能です。個人のGmailでは使えません。
• 管理者の設定でWebhookが使えること：会社によっては、管理者の設定で止められています。スペースのメニューにWebhookの項目が出ない場合は、社内の管理者に相談してください。
• 知らせたいメールの見分け方：件名に必ず入る言葉（例：「【申請】」「承認依頼」）や、決まった差出人を確認しておきます。

AIに頼む前に、決めておく4つのこと

1. どのメールを知らせるか：件名に入る言葉、または差出人。「件名に『承認依頼』が入ったメール」のように1通りに決めます。
2. どのスペースに知らせるか：自分だけのスペースか、チームのスペースか。
3. 何を知らせるか：件名と差出人だけで十分なことが多いです。本文まで流すと、チャットに見せたくない内容が混ざることがあります。
4. 何分おきに確かめるか：5分・10分・15分など。短くするほど早く気づけますが、1日に動ける時間の上限に近づきます。迷ったら10分がおすすめです。

もう1つ大事なのが、同じメールを二度知らせないことです。知らせたメールにGmailのラベル（例：「通知済み」）を付けておき、次からはラベルの付いていないメールだけを確かめるようにします。これもAIへの頼み方に入れておきます。

頼み方の、悪い例と良い例

Gmailにメールが来たらGoogleチャットに通知するGASを書いてください。

これでは、どのメールを知らせるのかがわかりません。すべてのメールが流れてきたり、同じメールが何度も届いたりします。

# 目的
Gmailに決まった件名のメールが届いたら、Googleチャットのスペースに知らせたい

# 業務の詳細
- 知らせるメール：件名に「承認依頼」が入ったメール
- 知らせる先：Googleチャットのスペース（Webhookで投稿）
- 知らせる内容：件名・差出人・受信日時（本文は入れない）
- 確かめる間隔：10分おき

# コードの条件
- 知らせたメールには「通知済み」のラベルを付け、二度知らせない
- WebhookのURLはコードに直接書かず、スクリプト プロパティに保存する
- 自動で動いたときにエラーが起きたら、自分にメールで知らせる

動かすまでの流れ

1. WebhookのURLを用意する：Googleチャットで知らせたいスペースを開き、上のスペース名を押して「アプリと統合」→「Webhook を追加」から作ります。表示されたURLをコピーしておきます。
2. AIにコードを書いてもらう：上の「良い例」のように頼みます。
3. Apps Scriptに貼り付ける：script.google.com で新しいプロジェクトを作り、AIのコードを貼り付けて保存します。
4. WebhookのURLを保存する：AIの説明に従って、「プロジェクトの設定」のスクリプト プロパティにURLを入れます。
5. まずはテストで動かす：自分あてに、決まった件名のメールを1通送り、本体の関数を「実行」します。最初は承認の画面が出ます。
6. 自動で動かす設定をする：AIのコードにある、トリガーを作る関数（例：setupTrigger）を1回だけ実行します。

気をつけること

WebhookのURLは、パスワードと同じ

このURLを知っている人は、だれでもそのスペースに投稿できてしまいます。コードの中に直接書いたり、人に見せたりしないようにしましょう。もし漏れたときは、スペースの設定からそのWebhookを削除して作り直します。

見せたくない内容をチャットに流さない

チームのスペースに知らせる場合は、そこにいる全員が内容を見ます。本文やお客様の名前は入れず、件名と差出人だけにしておくと安心です。

作った人のアカウントで動く

自動で動く設定は、設定した人のGmailを確かめます。異動や退職のときは、引き継ぎが必要です。

まとめ

• メールを見逃しがちなら、GASでGoogleチャットに知らせる仕組みが作れる
• 頼む前に「どのメールを・どこに・何を・何分おきに」を決める
• 知らせたメールにはラベルを付けて、二度知らせないようにする
• WebhookのURLはパスワードと同じように扱う