関数とGAS、どっちを使えばいい？迷ったときの3つの質問

先に結論を書きます。

表の中で計算したり、表示したりするだけなら「関数」。
表の外に何かをしたり、決まった時間に動かしたりしたいなら「GAS（ガス）」。

このあと、それぞれの特徴と、迷ったときに答えるだけで決まる3つの質問を紹介します。GASそのものが初めての方は、先に「GAS（ガス）ってなに？」を読むとわかりやすくなります。

関数とは：セルの中に「答え」を出すもの

関数は、セルに =SUM(D2:D100) のように入力して使います。合計、件数、平均、条件に合うものの抜き出しなど、計算した結果が、入力したそのセルに表示されます。

元のデータが変わると、結果も自動で計算し直されます。特別な準備はいらず、承認の画面も出ません。スプレッドシートでもExcelでも使えます。

一方で、関数ができるのは「そのセルに答えを出す」ことまでです。メールを送る、別のファイルに書き込む、カレンダーに予定を入れる、といったことはできません。

GASは、「表を読む → 集計する → メールで送る」のような手順を、そのとおりに実行します。表の外にあるGmail、Googleカレンダー、Googleチャット、別のスプレッドシートなどにも手を伸ばせます。

さらに、「毎朝8時ごろ」「フォームに回答が来たら」のように、決まったきっかけで自動で動かせるのも、関数にはない特徴です。

そのかわり、最初に承認の手続きが必要だったり、動かなかったときに原因を探す手間があったりと、関数よりは少しだけ準備がいります。なお、GASはGoogleのサービス用です。Excelのファイルは動かせません。

	関数	GAS（ガス）
できること	セルの中で計算・表示する	手順を実行する。表の外（メール・カレンダー・チャットなど）にも手が届く
動くタイミング	データが変わったとき、自動で計算し直す	ボタンを押したとき、決まった時間、フォームの回答など、決めたきっかけで
使える場所	スプレッドシート・Excel	Googleのサービス（スプレッドシート、Gmail、カレンダーなど）
始める準備	セルに入力するだけ	コードを貼り付けて、最初に承認する
向いている例	店舗ごとの合計、条件に合う件数、商品コードから価格を探す	集計結果を毎朝メールで送る、シフトをカレンダーに登録する

次の3つに答えてみてください。1つでも「はい」があれば、GASの出番です。すべて「いいえ」なら、関数で十分です。

結果を、表の外に出したいですか？
メールで送る、チャットに知らせる、カレンダーに入れる、別のファイルにまとめる、など。
決まった時間や、何かが起きたときに、自動で動かしたいですか？
毎朝、毎週月曜、フォームに回答が来たとき、など。
表そのものを書き換えたいですか？
古い行を消す、別のシートに写して保存する、シートを毎月新しく作る、など。関数は「答えを表示する」だけで、元の表を書き換えることはできません。

関数とGASは、どちらか一方を選ぶものではありません。たとえば、集計は関数でシートに出しておき、その結果をGASが毎朝メールで送る、という分け方もよく使います。集計の式はシートの上で目で確かめられるので、数字がおかしいときに原因を見つけやすくなります。

迷ったら、まず関数で済まないかを考えるのがおすすめです。関数のほうが準備が少なく、壊れにくいからです。

わたしが最初に作った「スプレッドシートのシフト表を、Googleカレンダーに自動で入れるツール」は、関数ではできないことでした。関数はセルの中に答えを出せても、カレンダーに予定を書き込むことはできないからです。3つの質問でいうと、1つ目の「表の外に出したい」に当てはまります。

「やりたいことが表の中で終わるか、外に出るか」。この見分け方を知ってから、どちらで作るかで迷うことがなくなりました。